Política de tratamiento de la información personal

ELECTRIFICADORA DEL CAQUETÁ S.A. ESP

Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P , persona jurídica identificada con NIT 891.190.127-3, cuyo domicilio social se encuentra ubicado en la ciudad de Florencia- Caquetá, debidamente constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia, ha desarrollado las políticas incorporadas en el presente documento, para ser aplicadas en el manejo de la información personal que sea tratada por la empresa de acuerdo a la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios.

PRESENTACIÓN
La presente política es aplicada de manera específica en el tratamiento de datos de carácter personal que realiza laElectrificadora del Caquetá S.A. E.S.P, sus encargados del tratamiento de datos y/o sus aliados estratégicos.

Entiéndase por base de datos según la ley el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; y por dato personal debe entenderse cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Las Políticas contenidas en el presente documento aplican a todas las bases de datos que maneja la empresa, y que fueron registradas de conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y demás normas que las modifiquen o adicionen.

1. Disposiciones normativas

La Constitución Política de Colombia en su catálogo de derechos fundamentales consagra en su artículo 15 el derecho que tienen todas las personas a su intimidad, buen nombre y al habeas data. Esta disposición representa el fundamento constitucional del conjunto de normas que regulan la protección de datos personales en el ordenamiento jurídico colombiano.

El principal instrumento normativo promulgado en materia de Protección de datos personales es la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, mediante la cual se establecen las condiciones mínimas que deben observarse para efectuar un tratamiento adecuado de datos personales por parte de las personas naturales o jurídicas cuya actividad económica o prestación de servicios está condicionada por el suministro de información personal.

La Ley 1581 de 2012 fue reglamentada posteriormente por los decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, los cuales complementaron y aclararon las disposiciones normativas de la Regulación General, y precisaron el alcance de los deberes y obligaciones que están llamados a cumplir los Responsables y Encargados del tratamiento de datos personales.

La Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P en su calidad de Responsable del tratamiento de información personal se encuentra comprometida con el cumplimiento de la normatividad referida y así mismo promoverá el respeto de los principios y normas sobre protección de datos personales por parte de sus trabajadores y Encargados del tratamiento de datos, liderando procesos de mejoramiento continuo y asegurando la conformidad con la ley en los servicios que ofrece y en el desarrollo de sus operaciones internas.

2. Definiciones

Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deben tenerse en cuenta los siguientes conceptos:

Aliado Estratégico: Todas aquellas empresas públicas y/o privadas con las cuales la Electrificadora de Caquetá S.A. E.S.P tenga relaciones jurídicas y realice la transmisión de información personal Autorización: Consentimiento previo, inequívoco e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
Autorizado: Persona autorizada por un titular de datos personales para que efectué cualquier tipo de trámite o solicitud ante la empresa a cuenta de quien autoriza.
Base de Datos: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para acceder a la información que repose en cualquier base de datos, bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: Están relacionados con el ámbito privado de las personas: Libros de los comerciantes, datos contenidos en documentos privados, gustos
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato semiprivado: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción, interesan a cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales, etc. A su vez son semiprivados los datos de contacto personal.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta de la empresa, como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.
Persona identificable: Toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, mediante cualquier información referida a su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social. Una persona natural no se considerará identificable si dicha identificación requiere plazos o actividades desproporcionados.
Proveedor: Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. con medios humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de obras o servicios con sujeción a un proyecto y/o contrato. Cuando un proveedor sea persona jurídica y a su vez, este contrate a personal para desarrollar el proyecto encomendado, la responsabilidad de solicitar la autorización del tratamiento de datos será del proveedor. Para los efectos del tratamiento de información, el proveedor entrega sus datos personales siendo administrados por la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P.
Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
Responsable de la gestión de la información: Persona(s) que han sido designadas internamente por la empresa para ejercer de manera formal la función de coordinar y controlar las quejas, solicitudes o reclamos que los titulares formulen.
Responsable del tratamiento de la información: Persona natural o jurídica que decide la administración y gestión sobre los datos personales a su cargo.
Titular del dato: Persona natural titular y propietaria de los datos sobre los que la empresa realiza cualquier tipo de tratamiento.
Trabajador: Es toda persona que en virtud de un contrato laboral se encuentra vinculado a la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P.
Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento de datos: Cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.
Visitantes: Aquellas personas naturales que ingresan a las sedes físicas de la empresa y que son captados por el sistema interno de vídeo vigilancia. Con su ingreso aceptan que pueden ser grabados, con las condiciones que más adelante se señalan.

3. Identificación del responsable

La Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P, es una empresa de servicios públicos domiciliarios mixta, por acciones, de orden nacional, vinculada al Ministerio de Minas y Energía, cuyo objeto es la distribución y comercialización de energía eléctrica, sometida al régimen general de las empresas de servicios públicos domiciliarios y a las normas especiales que rigen las empresa del sector eléctrico.

Los datos de contacto son puestos a disposición del titular de datos personales:

Nombre o razón social: Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P.
NIT: 891.190.127-3
Teléfono: (8) 4366400
Domicilio: Carrera 1 No. 35-99 Barrio El Cunduy - Florencia/Caquetá
Correo de contacto: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

4. Obligaciones

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para todos y cada uno de los miembros de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P., al igual que para todos los terceros que obran en nombre de la misma o que tratan o se relacionan con datos personales por disposición de la empresa, como Encargados del tratamiento. Todos ellos deberán observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones, actividades y ejecuciones contractuales, aún después de terminados los vínculos legales, funcionales, comerciales, laborales o de cualquier índole que con la empresa hubieren establecido. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos en su momento tratados.

Es importante señalar que la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. realiza tratamiento de datos personales de sus respectivos titulares, contando con un equipo de trabajo capacitado y actualizado en protección de datos personales y que cuenta con acuerdos de confidencialidad suscritos con sus trabajadores, proveedores y demás miembros de la empresa, con el fin de garantizar la privacidad y seguridad de la información a la cual pudieren llegar a tener acceso en desarrollo de sus obligaciones y responsabilidades.

5. Principios para el tratamiento de datos personales

Como compromiso de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. con el trato responsable de la información, las actuaciones y decisiones adoptadas para alcanzar los objetivos comunes se direccionan bajo los siguientes principios:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de la información es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El tratamiento de la información de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada al Titular.
Principio de libertad: El tratamiento se ejerce de acuerdo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular de los datos. Los datos personales de los titulares no son obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Lo anterior se interpreta de manera integral con el principio de libertad en administración de datos.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento por parte de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. es veraz, completa, y exacta. En este aspecto el titular juega un papel clave: se entiende que la información es veraz, si el mismo la suministra atendiendo al principio de buena fe.
Principio de transparencia: En el tratamiento se garantiza el derecho del titular a obtener de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento que realiza la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento se realiza por personas autorizadas por el titular.
Principio de seguridad: La información que trata la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. o sus encargados del tratamiento a que se refiere la presente Política de Tratamiento de la Información, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todo el talento humano de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. que interviene en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades.

6. Autorización

La Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento, exceptuando los casos definidos en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.

Autorización expresa hace referencia a que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. realice el tratamiento de sus datos personales.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P., tales como:

Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización.
De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su ingreso a las instalaciones de la empresa que cuentan con sistema de vídeo vigilancia y avisos informando de su existencia.

Importante: En ningún caso la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P., es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

Frente a las autorizaciones en materia de sistemas de vídeo vigilancia, la Superintendencia de Industria y Comercio ha indicado que ya que los mismos pueden implementarse en lugares como establecimientos de comercio, copropiedades, edificios, centros comerciales, instituciones educativas, entre otros, en todos los casos se debe informar a los Titulares de datos personales que se encuentran en una zona de vídeo vigilancia y obtener su autorización para el tratamiento de los mismos.

Para ello, la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. ha utilizado señales o avisos distintivos en las zonas de vídeo vigilancia, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de estos.

Las señales o avisos implementados cuentan con:

Información sobre quien es el Responsable del Tratamiento y sus datos de contacto.
Indicar los derechos de los titulares indicar donde esta publicada la Política de tratamiento de la Información.

7. Titulares del tratamiento

La Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento, exceptuando los casos definidos en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

La Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. realiza tratamiento de datos personales de categorías: públicos – semiprivados y privados, con excepción de algunos datos sensibles sobre los siguientes titulares:

Usuario, cliente, suscriptor, prospecto de usuario, líder comunal, comunidad indígena, accionante, aspirante a trabajador, cónyuge del trabajador, referencias del trabajador, familiar del trabajador, practicante universitario, aprendiz SENA, ex trabajador, miembro de junta directiva, contratista, trabajador del contratista proveedor, visitante y peticionario.

8. Finalidades del tratamiento

A continuación, compartimos las finalidades para las cuales recolectamos y tratamos la información de todos nuestros titulares:

1. Prestar el servicio público de energía eléctrica a los Clientes de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P.
2. Dar cumplimiento a las órdenes de suspensión, reconexión y verificación del servicio público de energía eléctrica prestado por la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P.
3. Dar trámite a las reclamaciones que son radicadas ante la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P por muerte de semovientes y/o daño a electrodomésticos.
4. Mantener comunicación y contacto constante con los Clientes Potenciales y Clientes de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. sobre las condiciones y características de los productos o servicios ofrecidos por la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P.
5. Realizar campañas de comunicación masivas de ofertas y promociones a los Clientes Potenciales y Clientes de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P.
6. Solicitar a los Clientes de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. evaluación de los servicios prestados por la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P.
7. Proveer a los Clientes de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. el acceso a los productos y/o servicios contratados.
8. Realizar campañas publicitarias y comerciales para la promoción de los productos y Servicios de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P.
9. Suscribir los contratos y convenios requeridos con los clientes, contratistas, y proveedores de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P.
10. Realizar control de asistencia y captura de evidencias fotográficas o fílmicas a los eventos de capacitación o mercadeo que realiza la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P.
11. Realizar control de asistencia y captura de evidencias fotográficas o fílmicas en los eventos realizados por la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. en aras de dar cumplimento a las políticas internas de responsabilidad social.
12. Realizar captura de evidencias fotográficas o fílmicas durante eventos sociales internos que realice la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P.
13. Dar respuesta a los requerimientos judiciales y administrativos debidamente fundamentados de cualquier titular del cual se tenga información.
14. Iniciar el proceso de selección y contratación de trabajadores, aprendices Sena y practicantes junto con los procedimientos señalados para el efecto: entrevista, aplicación de pruebas de ingreso, visita domiciliaria, exámenes médicos de ingreso y egreso, exámenes médicos preventivos, programas de vigilancia epidemiológica, entre otros.
15. Contactar a las referencias de los Clientes potenciales, Clientes, Proveedores, Contratistas y aspirantes a trabajadores para verificar los datos relacionados en las diferentes solicitudes.
16. Realizar el proceso de evaluación, selección y contratación de los Proveedores y Contratistas.
17. Contactar vía móvil (teléfono), correo electrónico y comunicación escrita, a los Clientes, en caso de que alguno de estos incurran en mora con las obligaciones contraídas por estos a favor de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P.
18. Almacenar la información de los Miembros de la Junta Directiva de Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. con ocasión al cumplimiento por parte de estos de sus funciones.
19. Ejercer acciones de vigilancia, control de ingreso y salida mediante identificación biométrica, fotográfica y seguridad de los dispositivos tecnológicos provistos por la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. para el desarrollo de las funciones de los trabajadores, aprendices Sena y Practicantes de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P.
20. Ejercer acciones de vigilancia, control de ingreso y salida mediante identificación fotográfica de los contratistas, proveedores y visitantes con el fin de garantizar la seguridad de las instalaciones de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P.
21. Realizar consultas en las centrales de información y riesgo, entidades de consulta de bases de datos, operadores de información o ante otras entidades con las que pretenda establecer alianzas o vínculos con el fin de verificar el comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios y en especial sobre el nacimiento, modificación, extinción de obligaciones contraídas por los Clientes.
22. Reportar ante los operadores de información de que trata la Ley 1266 de 2008 el estado del cumplimiento (positivo o negativo) de las obligaciones económicas contraídas por los Clientes derivadas de la adquisición de los productos o servicios ofrecidos por la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P.
23. Desarrollar los programas y planes de talento humano, salud ocupacional y seguridad en el trabajo.
24. Dar trámite a incapacidades, permisos o licencias del trabajador.
25. Almacenar información de los familiares de trabajadores de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. con el fin de que los mismos puedan adquirir los beneficios ofrecidos por la empresa.
26. Preservar la seguridad de los visitantes, proveedores, contratistas y trabajadores a las sedes físicas de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. mediante la captura de imágenes por los sistemas cerrados de televisión internos.
27. Reportar la información tributaria a las entidades competentes.
28. Resguardar información laboral y pensional de los Ex trabajadores con el fin de dar cumplimiento normativo en materia laboral y reportar la información a las entidades competentes.
29. Reportar la información de carácter estadístico a las autoridades competentes.
30. Efectuar el cobro pre jurídico o judicial de las obligaciones que se encuentran en mora con la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P.de manera directa o por medio de un tercero.

9. Derechos aplicables a los titulares de datos personales

La Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento, exceptuando los casos definidos en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

Si usted es titular de datos personales responsabilidad de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. tiene derecho a:

a. Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos a que no tienen lugar.
b. Obtener copia de la autorización otorgada por estos en calidad de titulares de los datos.
c. Conocer el uso que la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. ha dado a los datos personales del titular.
d. Consultar sus datos personales y hacer reclamos para salvaguardar sus derechos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en los términos de la presente política (especialmente el siguiente capítulo).
e. Solicitar la supresión de los datos personales cuando en el marco de un proceso judicial o administrativo se haya declarado que el tratamiento de la información se realizó sin respeto a la constitución o a la ley.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los electrónicos.

En lo particular al último literal, debe atenderse a lo establecido en el artículo 21 del decreto 1377 de 2013, el cual determina:

El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable solo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.”

El titular no podrá
En ningún caso el titular de los datos podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga la obligación de permanecer en la base de datos.

Vigencia de las bases de datos
Las bases de datos que almacenen información de titulares que posean relaciones contractuales o deban permanecer por virtud de ley se mantendrán vigentes hasta que finalice la necesidad del tratamiento. Lo anterior sin perjuicio del ejercicio de los derechos de supresión que le asisten al Titular, con las salvedades que el capítulo anterior indica.

10. Procedimiento para ejercer sus derechos como titulares de los datos

La ley ha definido dos formas de ejercitar los derechos; la primera de ellas consultas y la segunda reclamos.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos, señalando la nueva fecha en que será resuelta su consulta, la cual no será superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del mismo. La Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. podrá prorrogar el término de respuesta en casos especiales dando aviso al interesado. Este nuevo plazo no superará los ocho (8) días hábiles.

Canales de atención
La Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. cuenta con un área de información destinada para asegurar la debida atención de requerimientos de los clientes, especialmente consultas y reclamos relativos a protección de datos, con el fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la Ley.

Es por esto, que los titulares de los datos personales pueden presentar sus consultas y reclamos a través de los siguientes canales:

1. En oficina principal de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. que se ubica en la dirección: Carrera 1 No. 35-99 Barrio El Cunduy - Florencia/Caquetá, mediante recepción física de los documentos que contengan la consulta o reclamo.
2. Mediante correo electrónico enviado a: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. con el asunto “Protección de datos personales”.

Todos los canales anteriores cuentan con personal capacitado para el desempeño de sus funciones, así como los sistemas de control necesarios para que las novedades de información personal que los usuarios soliciten queden documentadas y puedan ser objeto de verificación.

No obstante, debe advertirse que la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. sólo enviará datos personales con motivo de la consulta o reclamo a las siguientes personas:

• Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales, siempre y cuando acrediten esta calidad tal como se mencionó en el acápite de definiciones del presente documento.
• A las personas autorizadas por el titular del dato.
• A las personas autorizadas por orden judicial o legal.

En este último supuesto, se debe atender a lo dicho por la Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 2011 respecto a las solicitudes de información de entidades públicas o administrativas:

• La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
• En segundo lugar, con la entrega de la información se le comunicará a la entidad pública o administrativa que en ella recae el deber de cumplir con las obligaciones y exigencias que le impone la ley 1581 de 2012, como responsable del tratamiento de datos, o encargado en ciertos casos.
• La entidad administrativa receptora debe cumplir todos los mandatos legales que frente al tema existan para la fecha de la recepción de la información, en especial los principios de – finalidad – uso legítimo – circulación restringida – confidencialidad y –seguridad.

Seguir los canales establecidos es el camino a una pronta respuesta
Los titulares de los datos podrán conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en las bases de datos de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P.

Las vías para ejercer los derechos de los titulares, están establecidas en el capítulo anterior, sin embargo se advierte que los términos para su respuesta empezarán a contar a partir de que la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. tenga conocimiento efectivo de la solicitud del titular, imponiéndole al mismo la carga de realizar su petición por los canales establecidos.

Requisitos consultas y reclamos
Sin importar el conducto que el titular elija para presentar su solicitud, esta debe estar dirigida a la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. y contar como mínimo con los siguientes ítemes:

• Contener la identificación del Titular (nombre y documento de identificación).
• Contener la descripción de los hechos generadores de la consulta o reclamo.
• El objeto de la petición.
• Especificar la dirección de notificación del Titular, tanto física o electrónica (e-mail).
• Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos).

En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.

Autorizaciones a terceros
El titular deberá entregar a la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. de manera física o por medio de correo electrónico previamente registrado la debida autorización en la cual faculta a un tercero para que consulte, actualice o rectifique su información. Este requisito tiene el único fin de proteger y restringir el acceso de la información a terceros no autorizados.

Esta autorización, deberá contener como mínimo lo siguiente:
a. Identificación del titular que autoriza
b. Copia de la cédula de ciudadanía del titular
c. Nombre y datos de identificación de la persona autorizada.
d. Tiempo por el cual puede consultar, actualizar o rectificar la información (solo una vez, por un año, por la duración de la relación jurídica, o hasta nueva orden, etc.).
e. Carácter voluntario y libre de la autorización.

11. Acciones previas a quejas ante la superintendencia de industria y comercio

En el evento en que se desee elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio referida a datos personales, recuerde que previamente debe haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P., de acuerdo a las indicaciones anteriormente referidas, advirtiendo nuestra total disposición a atender sus inquietudes.

12. Deberes de la Electrificadora del Caquetá S.A. ESP

En el evento en que se desee elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio referida a datos personales, recuerde que previamente debe haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P., de acuerdo a las indicaciones anteriormente referidas, advirtiendo nuestra total disposición a atender sus inquietudes.

A los titulares de datos y terceros interesados, les informamos que la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. en desarrollo del tratamiento de los datos personales cumple y exige que se cumplan los deberes que impone la ley así:

Deberes de la empresa frente a los titulares
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

Deberes de la empresa frente a las condiciones de seguridad de los datos personales
• Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Implementar las políticas y procedimientos de seguridad necesarios para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y bases de datos de la empresa, también asegurar la estabilidad, disponibilidad de la infraestructura tecnológica y la operación.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

Deberes de la empresa en condición de encargado del tratamiento
Cuando la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad Responsable del tratamiento, adquiere la calidad de Encargado y por tanto se obliga a cumplir los siguientes deberes:

• Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar a la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. los datos personales que tratará como Encargado.
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

13. Gestión del talento humano

La Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos de carácter personal de sus trabajadores, aprendices Sena, Practicantes y aspirantes a cargos en el desarrollo de los procesos de selección y contratación, los cuales permiten la vinculación del talento humano de la organización, para lo cual establece que las únicas finalidades que motivan la solicitud de información en cualquiera de sus etapas es la de ejecutar las actividades propias de la vinculación laboral, capacitación, desarrollo del contrato y el bienestar del personal. Los trabajadores activos son evaluados anualmente con el ánimo de determinar su nivel de desempeño y poder generar los planes de mejoramiento continuo.

14. Sistemas de autenticación y control

La Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. realiza el tratamiento de datos catalogados como sensibles al momento del ingreso y salida de proveedores, contratistas y visitantes a las instalaciones de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. al realizar impresión fotográfica de cada uno de estos. A su vez realiza control de ingreso y salida del talento humano de la empresa mediante la captura de huella biométrica del trabajador al ingreso y salida de las instalaciones de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P.

Para realizar el debido tratamiento de dichos datos, la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. solicita autorización expresa del Titular de los datos sensibles, por lo anterior cumple con las siguientes obligaciones:
• Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
• Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
• No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo). 

15. Información de aspirantes a cargos

El aspirante que entregue su hoja de vida da por entendido que informó a sus referencias personales, laborales y familiares sobre la posibilidad de que sean consultados sobre la información que allí reposa. Esta situación se encuentra en concordancia con el principio de buena fe por parte del postulante.

Si el titular aspirante al cargo no quedó seleccionado, la supresión de la información se realizará dentro de los (3) tres meses siguientes a la entrega de la hoja de vida.

El aspirante con la entrega de la hoja de vida está autorizando a la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. para que su información sea tratada para las finalidades arriba descritas.

16. Captura de imágenes por cámaras de videovigilancia

La Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. podrá utilizar diversos medios de vídeo vigilancia en diferentes sitios internos y externos de sus sedes u oficinas. Es por esto que informamos de la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de vídeo vigilancia, todos ubicados de manera estratégica para su fácil identificación. Nuestro sistema de vídeo vigilancia no inspecciona áreas en la que la intimidad del titular prime (tales como baños y similares).

El sistema es utilizado para velar por la seguridad de las instalaciones de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables. El tiempo de permanencia de las cintas de vídeo vigilancia es de 90 y 180 días.

17. El sitio web de la Electrificadora del Caquetá S.A. ESP

La Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P. cuenta con un portal web el cual es: http://www.electrocaqueta.com.co

En el sitio web se publicita información sobre los servicios ofrecidos por la empresa, información relativa a la empresa, portal de trabajadores y clientes, entre otros servicios.

Asimismo, se incluye la posibilidad que los usuarios proporcionen cierta información con el fin de cumplir con finalidades específicas de acuerdo al requerimiento de cada usuario, como por ejemplo: El canal contáctenos.

Cuando usted proporciona la información solicitada (mayormente información de contacto), está de acuerdo en que la misma se compile y se use como dicta esta Política.

18. Vigencia de la política de tratamiento de la información

La vigencia de la presente política inicia a partir del mes de Septiembre de 2017.

19. Notificación de cambios de politica de tratamiento de la información

Cualquier cambio, o modificación sustancial será comunicada al titular mediante los medios de comunicación idóneos, tales como: correo electrónico, avisos en la página web, o en las sedes físicas de la Electrificadora del Caquetá S.A. E.S.P.

Esta comunicación será enviada con diez (10) días de anticipación a efectuar la modificación.

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